Mails institucionales de servidores públicos, información pública: INAI

CIUDAD DE MÉXICO, 8 de septiembre de 2016.- Al participar en el Congreso del Consejo Internacional de Archivos en Seúl, Corea del Sur, el comisionado del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), Francisco Javier Acuña Llamas, destacó la relevancia de administrar los correos electrónicos de las cuentas institucionales de los servidores públicos por ser susceptibles de acceder a ellos mediante solicitud de información, informa el INAI a través de un comunicado.

La información registrada por los servidores públicos que está depositada en mensajes de las cuentas institucionales de correo electrónico se considera información gubernamental, explicó.

Ante especialistas internacionales en materia de archivos, Acuña Llamas dijo que el INAI tiene un proyecto de lineamientos para la organización y conservación de los correos electrónicos institucionales de los servidores públicos del Instituto.

Dijo que se establecerán políticas y criterios para la creación, organización, acceso, consulta, valoración, disposición y conservación de los correos electrónicos de las cuentas institucionales, incluidos sus documentos electrónicos adjuntos.

El comisionado del INAI manifestó que si bien el correo electrónico es un medio de comunicación, no es por sí un repositorio de información, por lo que es necesario que en el caso de los correos oficiales, valorados como documentos de archivo se realice un respaldo de la información, a fin de conservar información que transparente el quehacer de los servidores públicos.

Un elemento importante a considerar en la conservación de correos electrónicos, es el costo que implica para las instituciones el almacenamiento de los mismos, por lo que el procedimiento de valoración resulta fundamental, ya que la depuración de correos provisionales o que no cuentan con valores específicos para ser considerados como documentos de archivos, permitirá la conservación de correos útiles que se podrán integrar a expedientes, abundó.

Acuña Llamas mencionó que a través de solicitudes de información se ha detectado que bajo argumentos tecnológicos sobre la capacidad de almacenamiento en servidores y cuentas, se dan de baja correos electrónicos de cuentas institucionales sin mediar una valoración.

Dijo que el INAI resolvió un recurso de impugnación mediante el cual un particular se inconformó porque Pemex dijo que no era competente para entregar información sobre el correo institucional de un servidor público, revocando la respuesta del sujeto obligado e instruyéndole a realizar nuevas búsquedas y en su caso elaborar  versiones públicas.