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Uno de los factores claves para generar un buen ambiente laboral es la comunicación, que además incide en 33% del cumplimiento de los objetivos empresariales. Esto es más perceptible en aquellas empresas multinacionales, en aquellas donde trabajan personas de diferentes nacionales, edades y especialidades profesionales. La heterogeneidad requiere una mejor interacción para generar metas comunes.

Sin embargo, los programas institucionales de comunicación se centran en desarrollar mensajes claves, información unilateral, pero no en desarrollar las habilidades de los miembros de la organización para interactuar correctamente y menos aún para expresar emociones en el lugar de trabajo. Olvidan que trabajan con personas y no con números. Ahora, pese a que la comunicación resulta clave en el estado de resultados de una firma, es una de las tres habilidades de las que más carecen los niveles directivos y gerenciales de las firmas latinoamericanas.

De acuerdo a diferentes estudios, los siguientes 10 factores mejoran sensiblemente la habilidad de comunicación no sólo en las empresas sino a nivel social y familiar.

1. Escuchar más que hablar. Se tiende a pensar qué decir en lugar de estar al tanto de lo que expresa nuestro interlocutor. Es recomendable escuchar al menos el 50% del tiempo que dura una conferencia o entrevista.

2. Mejorar las habilidades de conversación. Existen tres técnicas para lograrlo: observar, preguntar y experimentar. Recomendable ver qué hacen quienes mejor se expresan.

3. Desarrollar un estilo de conversación profesional que se adapte al trabajo. Una clave para lograrlo es detectar objetivos comunes con el interlocutor y de esta manera centrarnos en tales puntos para no interferir en la esfera social o personal de nuestro interlocutor.

4. La comunicación no verbal tiene un peso del 60% sobre lo que decimos. Y de esta comunicación el 70% se centra en el vocabulario empleado, tono y volumen de voz . El restante 30% de la comunicación no verbal incluye vestimenta, gesticulación y ademanes.

5. Hay que estar atento a las emociones que están detrás de las palabras. Conviene ser un buen observador y fijarse en la manera en la que nuestro mensaje impacta a la audiencia, de esta manera podremos adecuar nuestro mensaje al auditorio que tenemos. Es importante entonces que el vocabulario empleado esté acorde a nuestros oyentes pero también que generemos un interés genuino en ellos y éste generalmente se logra con el cumplimiento de expectativas.

6. La empatía permite una mejor comunicación mientras el miedo la inhibe. Cuando se habla con nuestros colaboradores y socios de negocio es conveniente emplear tonos amistosos sobre coerción. Incluso, es conveniente indagar sobre sentimientos y no centrarnos en los hechos.

7. Tener un plan ante una crisis. El consejo genérico es tener preparado un vocero con habilidades de comunicación pero también con credibilidad y capacidad para mantener un contacto cordial con todos los miembros de la organización. La ética es crucial en el manejo de crisis.

8. Atender los problemas rápidamente. Deben generarse soluciones inmediatas y todos los involucrados, o a quienes atañe el conflicto, estar enterados de las resoluciones al respecto tan pronto se produzcan.

9. Ofrecer sólo crítica constructiva y centrarse en el problema y no en la persona. Esta es una habilidad que deben desarrollar todas las personas que tengan personal a su cargo. Es crucial que su equipo de trabajo sienta que su supervisor lo respeta como persona.

10. Conveniente, siempre, realizar preguntas exhaustivas y que inviten a la reflexión.

Finalmente y un consejo no menos importante es tener un acercamiento continuo con los líderes de comunicación informal de todas las organizaciones, pues ellos pueden ayudar a transmitir correctamente los mensajes que se necesitan para ser una organización sólida y consistente.